Disposizione dei tavoli al matrimonio: come farla senza litigare

La disposizione dei tavoli è l’ultimo lavoro prima del matrimonio, e quello su cui le coppie litigano di più. Non perché sia difficile in sé: perché ogni scelta dice qualcosa. Chi sta vicino a chi, chi finisce in fondo alla sala, chi si ritrova al tavolo con l’ex.

La buona notizia è che si fa in un ordine preciso, e seguendolo la maggior parte delle decisioni si prende da sola. Questa guida parte da quando cominciare e arriva al foglio da mandare al ristorante.

Quando farla

Non prima che le conferme siano quasi tutte arrivate. Disporre i tavoli su una lista provvisoria vuol dire rifarli a ogni risposta, e nessuno ha voglia di spostare dodici persone perché un cugino ha detto di no.

Il ritmo che funziona: una prima bozza subito dopo la scadenza delle risposte, di solito cinque settimane prima; la versione finale due o tre settimane prima, insieme ai numeri definitivi per il ristorante. Il calendario completo delle conferme sta nella guida sull’RSVP online.

Prima i tavoli, poi le persone

Prima di pensare a chi, chiedete al ristorante con cosa: quanti tavoli, di che forma, quanti posti ciascuno, e dove stanno nella sala. Un tavolo tondo da dieci e un tavolo imperiale da trenta sono due problemi diversi, e un tavolo accanto alle casse della musica non è un tavolo per i nonni.

• Tondi, da otto o dieci. I più comuni e i più facili: ogni tavolo è un gruppo.
• Imperiali, lunghi. Più conviviali, ma chi è in fondo parla solo con i vicini: contano i posti, non solo il tavolo.
• Il tavolo degli sposi. Da soli, con i testimoni o con le famiglie: decidetelo per primo, perché da lì si ordina tutta la sala.

L’ordine che funziona

1. Gli sposi. Il vostro tavolo, e chi ci siede.
2. Genitori e nonni. Vicino a voi, lontano dalla musica, con un passaggio comodo per chi cammina a fatica.
3. I nuclei che non si dividono. Una coppia, una famiglia, un invitato e il suo accompagnatore stanno allo stesso tavolo. Sempre, anche quando i posti non tornano: si sposta qualcun altro.
4. I gruppi naturali. I colleghi, gli amici dell’università, la squadra di calcetto. Stanno bene insieme e si organizzano da soli.
5. Chi viene da solo. Non mettetelo al tavolo di chi avanza. Sistematelo con qualcuno con cui ha qualcosa in comune, e se potete presentateli prima.
6. I casi delicati. Genitori separati, parenti che non si parlano, ex. Tavoli diversi e non uno di fronte all’altro: basta la distanza, non serve la sala accanto.
7. I bambini. Un tavolo dei bambini funziona dai cinque o sei anni in su, meglio con qualcuno che li segua; i più piccoli stanno con i genitori.
8. I fornitori. Fotografo e musicisti mangiano anche loro. Chiedete al ristorante dove li mette, e contateli.

Gli errori classici

• Il tavolo "degli altri". Quello dove finisce chi non stava da nessuna parte. Si riconosce da lontano, e chi ci siede se ne accorge.
• Dividere una coppia per far tornare i numeri. Si sistema un tavolo e si rovina una serata.
• Dimenticare gli accompagnatori confermati tardi. Il "+1" che arriva a tre settimane dal matrimonio ha bisogno di una sedia vera, non di un nome aggiunto a matita.
• Cambiare tutto l’ultimo giorno. Si può, ma solo se lo sa anche il ristorante. Due versioni della disposizione in giro sono peggio di una disposizione imperfetta.

Il tableau de mariage

È il cartellone all’ingresso della sala che dice a ognuno dove sedersi. Due consigli pratici. Il primo: ordinate i nomi per cognome, non per tavolo, perché chi arriva cerca il suo nome, non il suo tavolo. Il secondo: se date ai tavoli un nome invece di un numero, città, fiori o canzoni, scrivetelo grande anche al centro del tavolo, o la gente girerà per la sala a cercarlo.

E stampatelo per ultimo, dopo l’ultima conferma. Anche qui, tutto quello che si stampa prima si ristampa.

Cosa mandare al ristorante

Al ristorante non serve il vostro tableau: serve una lista per tavolo, con quanti adulti e quanti bambini, e soprattutto le allergie e le diete di chi siede lì. La cucina non ha bisogno di sapere che in sala ci sono tre celiaci, ha bisogno di sapere a quali tavoli. Mandatela due o tre settimane prima, e una copia aggiornata se cambia qualcosa.

Come funziona da noi

La dashboard ha una sezione Tavoli e posti, in ogni pacchetto. Inserite i tavoli che vi dà il ristorante con i loro posti, poi assegnate gli invitati confermati con un tocco, oppure lasciate fare all’assegnazione automatica: riempie i tavoli senza mai separare un invitato dal suo accompagnatore, senza superare i posti e senza spostare chi avete già sistemato voi, e vi dice chi non ci sta. Sulla mappa trascinate i tavoli per disporli come nella vostra sala, e i posti si aggiornano da soli man mano che arrivano le conferme.

Dall’altra parte, ogni ospite che avete sistemato trova nel suo invito la sezione "Il tuo tavolo", con il nome del tavolo e di chi siede con lui: solo i nomi, mai allergie o note. Il foglio per il ristorante è l’export in Excel, con il tavolo e le restrizioni alimentari di ogni invitato, riga per riga.

La sezione Tavoli si prova nella dashboard di prova. I pacchetti, tutti con la stessa dashboard, stanno nel listino.